Alles was Recht ist

Das Rahmengerüst aus dem die Familienforschung besteht, sind stets vitale (Geburts-, Heirats- u. Sterbedaten) oder signifikante (Beruf, Aufenthaltsorte, Lebensverlauf o.ä.) Informationen zu einer Person, einer bestimmten Personengruppe oder einem engeren oder weiteren über den jeweiligen Familienkreis hinausgehenden, auch flächendeckenden Personenkreis. Somit bestimmt der Umgang mit personenbezogenen Daten den Kerninhalt der genealogischen Tätigkeit, die unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen des Grundgesetzes, des Bundesdatenschutzgesetzes, der Landesdatenschutzgesetze und der kirchlichen Datenschutzgesetze ausgeübt wird.

Schwerpunktmäßig kommen dabei die Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes, mit Ausnahme des II. Abschnittes, zur Anwendung.

So muss das Unternehmen, nach einer, auf unsere Anfrage vom 20.06.2005 (Anlage 3) beruhenden, Mitteilung des Datenschutzbeauftragten des Regierungspräsidiums Dresden (AZ.: 14D-0552.40/96 - Anlage 3a) lediglich nach § 4d Abs. 1 BDSG beim Datenschutzbeauftragten des Landes angemeldet werden und explizit die Regelungen zur Datensicherung nach § 9 BDSG beachten. Weitere spezialgesetzliche Vorschriften sind derzeit nicht bekannt.

Wir haben deshalb unsere Tätigkeit ordnungsgemäß beim Datenschutzbeauftragten des Landes Sachsen angemeldet und mit Wirkung des Jahres 2014 erneuert.

Ergänzend zu den gesetzlichen Auflagen des Bundesdatenschutzgesetzes bleiben Vorschriften und Verordnungen, die den Umgang mit den für die Forschung relevanten urkundlichen Quellmaterialien (Kirchenbücher, Archiv- und Bibliotheksgut, Standesamtsregister, Einwohnerlisten, u.a.) regeln, zu beachten.

Die Nutzung der bei den Standesämtern geführten Personenstandregister sind im Personenstandsgesetz der Bundesrepublik Deutschland (PStG v. 01.11.2013) §§ 61 -68 geregelt. Von besonderer Bedeutung ist dabei der § 62 des PStG, der zwischen dem „rechtlichen“ und dem „berechtigten“ Interesse unterscheidet. Die Glaubhaftmachung eines berechtigten Interesses reicht bei den standesamtlichen Registern insbesondere bereits dann aus, wenn seit dem Tod des zuletzt verstorbenen Beteiligten 30 Jahre vergangen sind.

Weitere Vorschriften, insbesondere die Fristen zur Führung und Aufbewahrung der Personenstandsregister regelt § 5 und 7 des PStG. Demnach werden Ehe- und Lebenspartnerschaftsregister 80 Jahre, Geburtsregister 110 Jahre und Sterberegister 30 Jahre fortgeführt, bevor sie in die zuständigen öffentlichen Archive zur Übernahme angeboten werden. Eine Ausnahme davon bilden sogenannte stillgelegte Register, die auf Grund enthaltener Fehler nicht mehr verarbeitet werden dürfen.

Die Benutzungsmöglichkeiten der in Bestandsverzeichnissen geführten Quellen der Archive werden durch das Bundesarchivgesetz und durch die jeweils geltenden Landesarchive geregelt.

Bei den Vorschriften der Länder bleiben in jedem Fall aber auch kleinere Unterschiede in den Sperrfristen der Personenstandsbücher zu beachten, die geringfügig unterschiedlich ausfallen können, sich aber nicht wesentlich von den standesamtlichen Fristenregelungen unterscheiden. Ansonsten bleiben antragsgemäß alle Archivquellen dem Familienforscher unter Beachtung der jeweils geltenden Benutzungsordnung offen.

Neben den beiden vorgenannten Institutionen zur Führung und Verwahrung von Personenstandsbüchern gibt es noch die kirchlichen Pfarrämter und Archive der verschiedenen Konfessionen, die Personenregister als amtliches Verzeichnis für Personenstandsfälle vor dem 01.01.1876 führten und aufbewahren. Die antragsgemäßen Benutzungsmöglichkeiten dieses Archivgutes sind ebenfalls in deutschlandweit geltenden kirchlichen Gesetzen und Richtlinien sowie in den jeweiligen Landeskirchenrechtlichen Ordnungen und Vorschriften geregelt, die in jedem Fall zu beachten bleiben.

 

Hinreichende Informationen dazu findet man in den Web-Portalen der Evangelischen und Katholischen Kirche in Deutschland und den Ländern. Die Sperrfristen für die kirchlichen Register sind ähnlich der des PStG geregelt und bleiben auch im Einzelfall beachtlich.

Erwähnenswert ist, dass die Benutzung des kirchlichen Archivgutes in Übereinstimmung mit den kirchenrechtlichen Vorschriften außerdem auch vom Zustand der Bücher abhängig gemacht und nur über Sicherungsmedien, wie Mikrofilme, Mikrofiche, digitale Register und Zweitschriften oder aber über separat beauftragtes auch ehrenamtliches Kirchenpersonal ermöglicht werden kann.

 

Letztlich bleibt anzumerken, dass in der Regel nicht nur die Erteilung von Auskünften aus dem staatlichen oder kirchlichen Archivgut einer rechtlich geregelten Gebührenpflicht unterliegt, sondern in vielen Fällen auch bereits die Benutzung der jeweiligen Einrichtung einer Nutzungsgebühr bedarf.

Wir empfehlen Ihnen daher immer, sich im Vorfeld Ihrer jeweiligen Familienforschung umfassend über die jeweils geltenden gesetzlichen und kirchlichen Vorschriften zu informieren. Dies verhindert all zu oft auftretende Missverständnisse und erspart Ihnen Ärger und Zeit bei der Beschaffung der benötigten Auskünfte.

Achte das Recht, erlebe die Erkenntnis und erfahre die Weisheit.